E-Dönüşüm Nedir
Hayatın her alanında yaygınlaşan ve hızla gelişmeye devam eden internet ve teknoloji kullanımı kaçınılmaz olarak her alana etki ediyor. Firmalar gelişen teknolojiye ayak uyduruyor ve işletmelerin simaları da gün geçtikçe dijitalleşmeye başlıyor. Bu değişen ve gelişen teknolojilerden biri de E-Dönüşüm.
E-dönüşüm; işletmenin faturalarının, irsaliyelerinin, defterlerinin ve işletmeyle ilgili her türlü evrağın artık kağıt üzerinde değil de sanal ortamda hazırlanıp iletilmesi sürecine verilen isimdir.
Bu süreçlerin sanal ortama taşınması ile birlikte kırtasiye masraflarından tasarruf edip hızlı ve güvenilir biçimde belge gönderimi gerçekleştirilmektedir.
İşletmeler için hukuki önem arz eden her türlü belgenin dijital ortama taşınması olarak adlandırabileceğimiz E-dönüşüm’ün en önemli ayağı ise E-Fatura.
05.03.2010 ve 397 sıra numaralı VUK (Vergi Usul Kanunu) genel tebliği ile e-fatura uygulaması vergi mevzuatına dahil edilmiş ve gönüllü olarak e-faturaya geçiş yolu açılmıştır ancak gelişen durumlarda 421 sayılı VUK ile belirli bir hacme sahip olan işletmelere e-faturaya geçiş zorunluluğu gelmiştir.
E-Dönüşüm Neleri Kapsar
E-dönüşüm kapsamında bir çok belge’nin elektronik ortamda iletildiğinden bahsetmiştik.
e-dönüşüm kapsamında yer alan belgeler şunlardır;
E:Fatura: elektronik fatura sistemine kayıtlı mükelleflerin kestiği fatura türüdür, kağıt faturanın dijital ortamdaki hali olarak tanımlanabilir
E-Arşiv: e-fatura mükellefi olmayanlara kesilen fatura türüdür.
E-İrsaliye: kağıt irsaliyelerin dijital ortamda hazırlanmış halidir.
E-Defter: tutulması kanunen zorunlu olan işletme defterlerinin dijital ortamda tutulması ve maliyeye iletilmesidir.
E-Serbest Meslek Makbuzu: elektronik ortamda oluşturulan ve GİB’e raporlanan makbuzlarıdır.
E-Müstahsil Makbuzu : e-fatura mükelleflerinin çiftçilerden mal satın aldıklarında makbuz yerine geçen belgenin elektronik halidir.
E-Bilet: yolcunun tüm bilgilerinin bulunduğu dijital ortamda oluşturulmuş bilettir, elektronik bilet mail ya da sms yolu ile yolculara iletilmektedir.
E-Dekont: tıpkı diğer e-dönüşüm ürünlerinde olduğu gibi e-dekont, elektronik ortamda oluşturulmuş dekonta verilen isimdir.
E-Dönüşümde 7 avantajımızı görmek için tıklayınız
E-Faturaya Geçiş Aşamaları Nelerdir
1-KamuSm üzerinden mali mühür sahibi olmak
E-fatura’ya geçiş yapmak için, öncelikle, eğer şahıs şirketi yani GERÇEK KİŞİ iseniz e-imza ya da mali mühür, eğer TÜZEL KİŞİ iseniz de mali mühür sahibi olmanız gerekiyor. Mali mühür başvurularınızı KamuSM üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Açılan ekranda gerekli bilgileri doldurup, ödemenizi gerçekleştirdiğinizde artık mali mühür başvurunuz alınmış olacak ve ortalama olarak en geç 10 güç içerisinde mali mührünüz resmi adresinize kargolanacaktır. Kimi zaman bu süre azalıp 3 güne düşerken kimi zaman da 15 günü bulabiliyor.
Buraya tıklayarak başvuru ekranına ulaşabilirsiniz
2- E-Fatura başvurusunu yapmak
Mali mührünüz elinize ulaştığında artık E-faturaya geçmek istediğinizi GİB’e bildirmeniz, bunun için de e-fatura portal üzerinden “E-Fatura başvuru formu” nu doldurmanız gerekiyor.
3- Kullanım Yöntemi Seçmek
Başvuru formunuzu doldururken karşınıza çıkacak olan yararlanma yöntemlerinden size uygun olanı tercih etmelisiniz. E-fatura hizmetinden Özel Entegrasyon ile yararlanabilir ya da GİB’in kendine ait portalını kullanabilirsiniz.
Fatura sayısı ve takibatı fazla bir işletme iseniz ve kullandığınız bir muhasebe programı varsa özel entegrasyon seçeneği sizin için uygun gibi görünüyor. Fatura sayısı az bir işletme iseniz GİB portal kullanarak manuel olarak faturalarınızı oluşturabilir, çıktısını alabilirsiniz.
E-Faturaya Geçmek Kimler İçin Zorunlu
Gelirler İdaresi Başkanlığınca 509 nolu VUK ( vergi ulusal kanunu) ile 2018 ve sonrasındaki dönemlerde brüt satış hasılatı 5 Milyon ve üzeri olan mükelleflerin E-faturaya geçişleri zorunlu olduğu bildirilmiştir.
Son güncellemeler ile Şubat 2021 itibari ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan hastaneler, tıp merkezleri ve Sağlık Bakanlığı ruhsatlı diğer tedavi merkezleri, görüntüleme merkezleri, laboratuvarlar, eczaneler, tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri vb. E-faturaya geçiş zorunluluğu getirilmiştir. Geçiş tablosunu görmek için tıklayınız.
Gib Portal Üzerinden Fatura Oluşturma ve Gönderme
https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp bağlantısına gidilerek portal sistemine giriş gerçekleştirdikten sonra sol tarafta açılan menü üzerinden FATURA OLUŞTUR kısmına tıklanır ve gerekli alanlar eksiksiz ve doğru biçimde doldurulur.
Öncelikle Faturanızın temel fatura mı yoksa ticari fatura mı olduğunu belirtmeli ve resimde gördüğünüz SENARYO kısmından seçmelisiniz, ardından Fatura tarihi, saati ve tipinizi seçmelisiniz.
Burası Fatura tipi Satış, İade, Tevkifatlı vs. gibi seçeneklerden oluşmaktadır.
Fatura bilgilerini doğru ve eksiksiz girdiğinizden emin olduktan sonra ALICI BİLGİLERİ kısmını doldurmanız gerekmektedir. Ekranda gördüğünüz yıldız ile belirtilmiş kısımların (Vkn/Tckn, Ünvan, Ad, Soyad, Şehir, Mahalle/Semt/ilçe, Ülke) doldurulması zorunludur. Eksik bilgi girmeniz durumunda faturanız kaydedilmeyecektir.
Alıcı bilgileri tamamlandıktan sonra faturaya konu olacak kalemlerin eklenmesi aşaması için Mal/Hizmet Bilgileri kısmının doldurulması gerekmektedir. Yeşil bir buton içerisinde artı ile gösterilmiş SATIR EKLE kısmına tıkladığınızda 1. Sıra no ile başlayan kutucuklar çıkar. Ürün ismi, miktar, birim ve kdv oranı girilir. Yeni bir kalem eklemek için yine yukarıdan SATIR EKLE butonu tıklanarak ekleme işlemine devam edilir.
Tüm kalemler girilip fatura tamamlandıktan sonra resimde ok ile belirtilen ‘’OLUŞTUR’’ butonuna tıklayarak faturanızın taslaklar kısmına kaydedilmesini sağlarsınız.
Oluşturduğunuz fatura taslaklar kısmına düşecektir, sol menüden taslaklar kısmını seçiniz ve SORGULA butonuna basınız. Oluşturduğunuz ancak henüz göndermediğiniz faturalarınızın göründüğü kısım TASLAKLAR kısmıdır.
Sorgu ekranında oluşturduğunuz faturalarınız burada görünecektir. Göndermek istediğiniz faturanın sol tarafındaki kutucuğu işaretlemeli ve ONAY butonuna basarak faturanızın gönderme işlemini başlatabilirsiniz.
Hatalı ya da vazgeçtiğiniz bir taslak faturanız var ise yine yukarıdaki menüden İPTAL butonuna tıklayıp beliren ekrandaki uyarı kutucuğunu işaretleyerek işlemi iptal edebilirsiniz.
Gib Portal Üzerinden E-Arşiv Oluşturma ve Gönderme
https://earsivportal.efatura.gov.tr/ bağlantısı üzerinden portal sistemine giriş yapılır. Sol menüden E-Arşiv Fatura Oluştur kısmına tıklanır.
Gelen ekranda FATURA BİLGİLERİ kısmı doldurulur. Tarih ve saat bilgisi girildikten sonra FATURA TİPİ’ni doğru seçmek önemlidir.
Fatura ve Alıcı bilgilerinin girilmesinin ardından sıra, faturanın kalemlerinin eklenmesine geldi.
Sol kısımda resimde ok ile gösterilen SATIR EKLE butonuna basarak dilediğiniz kadar kalem ekleyebilir ve mal bilgilerinin girişini sağlayarak faturanızı oluşturmaya devam edebilirsiniz.
Tüm kalemleri girip faturanızın toplam tutarını kontrol ettikten sonra Aşağıda bulunan OLUŞTUR butonuna basmanızla birlikte, faturanız taslaklar kısmına iletilecek ve gönderim için hazır bulunacaktır.
Taslaklar kısmına düşen faturalarımızı SORGULA butonuna basarak ve tarih aralığı vererek süzebiliriz. Sogula dediğimiz an hazırladığımız ancak gönderimini gerçekleştirmediğimiz taslak faturalarımız burada listeleniyor olacak.
Faturalarınızın son kontrollerini de yaptınız ve bir sorun görünmüyorsa , dilediğiniz faturanın kenarında bulunan kutucuğu tıkladıktan sonra ONAY butonuna basarak seçili faturanın gönderimini gerçekleştirebilirsiniz.
Onay butonuna tıkladığınızda önünüze bir bilgilendirme kutusu çıkacaktır, onayla dediğiniz anda artık faturanız iletilmiş olacak ve herhangi bir değişiklik ve düzeltme yapmanız mümkün olmayacaktır.
E-Fatura Nasıl İptal Edilir
E-Fatura İptallerinizi iki şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
E-fatura iptal portalinden mali mühürünüzü kullanarak fatura iptal etmek
e-Fatura iptal talebi oluşturmak
1– https://portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/ linkine mali mührünüz takılı iken giriş yapın
2- İmza aracını çalıştırın (işlem boyunca kapatılmamalıdır)
3- ‘’FATURA İPTAL TALEBİ OLUŞTURMAK İÇİN TIKLAYINIZ” butonuna tıklayın
4- Açılan ekranda fatura biglilerinin girişini dikkatli ve doğru biçimde yazın
5- Mali mühür bilgilerinizi girin. Doğru ise onaylayın
6- Bilgileriniz kontrol edildikten sonra iptal talebinizi oluşturun,
Tüm bu işlemleri gerçekleştirdiğinizde mükellef ve fatura bilgilerini içeren ve talebinizin oluşturulduğuna dair bilgi veren bir ekran çıkacak, Böylelikle iptal talebinizi oluşturmuş olacaksınız. Ancak Alıcı bu iptal işlemini onaylamadan Faturanız iptal edilmeyecektir.
e-Fatura iptalinin onaylaması
Gelen İptalleri Kabul Etmek için;
1- Yine aynı link üzerinden GİB E-fatura iptal portalına giriş sağlanır.
2- Mali mühür bilgileri girilip onaylanır
3- Fatura iptal taleplerinin durumlarını görmek ve adınıza gelen iptal taleplerine onay vermek için tıklayınız butonuna tıklanır.
4- GELEN FATURA İPTAL TALEPLERİ ekranı açıldığında, İptal etmek istediğiniz talebi ya da talepleri seçerek hemen sayfanın altında bulunan FATURA İPTAL ET butonuna tıklanır.
5- İŞLEM BAŞARILI ibaresini gördüğünüzde artık faturanız GİB tarafından iptal edilmiş demektir.
e-Fatura İptalini Kontrol Etmek
Peki, İptal Talebini oluşturan taraf faturanın iptal edilip edilmediğini nereden takip edecek ?
Mali mühür ile giriş yaptığınız ekranın alt kısmında İPTAL EDİLMESİNİ TALEP ETTİĞİNİZ FATURALAR bölümünden fatruranızın iptal edilip edilmediğini izleyebilirsiniz. FATURA İPTAL EDİLDİ , ONAY BEKLİYOR gibi ifadeler, listelenen faturaların sonundaki durum kısmında belirtiliyor olacaktır.
KEP Mail ile fatura iptali
Alıcının Kep Mailine faturanın tüm bilgileri ile iptal edildiğini bildiren bir mail atarak faturanızın iptal edilmesini sağlayabilirsiniz.
Kep Mail Nedir
Açılımı KAYITLI ELEKTRONİK POSTA olan KEP Mail kısaca ifade edilecek olursa hukuki geçerlilik sağlayan bir e-posta hizmetidir.
Kep Mail ile Neler Yapılır
Kep mail kullanarak, Şirket içi yazışmalar, çalışanlara gönderilecek olan bordrolar ve tebligatlar, banka talimatları, İhale teklifleri gibi bir çok belgenin gönderimini “yasal geçerli” biçimde muhatabına iletebilirsiniz. Ayrıca Fatura iptallerinizi Kep Mail üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Kep Mail Nereden Alınır
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun web sitesinden aşağıdaki linke tıklayarak ulaşabilirsiniz
https://www.btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar
E-İmza Nedir ?
23 Temmuz 2004 ve 5070 sayılı kanun ile yürürlüğe girmiştir.
Terimlerden uzak duru bir anlatımla ifade edilecek olursa, e-imza; Islak imzanın elektronik ortamda kullanılan halidir. Bu aklınıza ıslak imzadaki gibi sabit bir şekli olduğunu getirmesin, e-imza biraraya gelmiş rakamlar, harfler ve karakterlerden oluşmuş sayısal bir veridir. Her e-imza kişinin kendine özel olarak üretilir.
E-imza ile oluşturulan her belge aksi iddia edilene kadar senet hükmündedir, kesin delil teşkil eder.
E-İmza Nereden Alınır ?
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kuru’nun web sitesinden “Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları” na ulaşmak için aşağıdaki linke tıklayınız.
Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları
Kamu çalışanı iseniz ve imzanızı kurum işleri için kullanacaksanız, sertifikanızı TUBİTAK UEKAE’den almanız gerekir. Bunu için kurumunuz başvuru oluşturmalıdır.
E-İmza Nerelerde Kullanılır ?
Kamusal Alandaki Uygulamalar
Her türlü başvurular (ÖSS, KPSS, LES, pasaport vb),
Kurumlararası iletişim (Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri vb),
Sosyal güvenlik uygulamaları,
Sağlık uygulamaları (Sağlık personeli – hastaneler – eczaneler),
Vergi ödemeleri,
Elektronik oy verme işlemleri.
Ticari Alandaki Uygulamalar
İnternet bankacılığı,
Sigortacılık işlemleri,
Kağıtsız ofisler,
E-Sözleşmeler,
E-Sipariş
Mali Mühür Nedir ?
Mali mühür için “resmi işlemlerinizde kullandığınız kaşenizin elektronik hali” diyebiliriz.
TUBİTAK tarafından sağlanan mali mührünüz firmanızın dijital kaşesidir. E-Dönüşüm kapsamında online gerçekleştirdiğiniz resmi bir çok işlem için Mali mühür kullanma zorunluluğunuz vardır.
Şahıs şirketleri ise Mali mühür yerine e-imza kullanarak bu işlemleri gerçekleştirebilirler.
Mali mühürlerin 3 yılda bir yenilenme zorunlulukları vardır.
Mali Mühür E-imza Yerine Geçer mi ?
E-imza “ıslak imzanın elektronik hali”dir. Şahıs şirketleri e-fatura başvurusu ve diğer bir çok işlem için e-imzalarını kullanabilirlerken, Tüzel kişiler için durum farklıdır. Tüzel kişiler Mali mühür kullanmalıdır.
Mali Mühür ile E-imza Arasındaki farklar nelerdir ?
Her ne kadar birbirleri ile karıştırılsalar da birbirlerinden tamamen farklıdırlar. E-imza; ıslak imzanızın dijital hali iken, mali mühür firma kaşenizin dijital halidir.
Mali mühür Başvurusunu Nereye Yapmalıyım ?
Mali Mühür sahibi olmak için TUBİTAK BİLGEM KAMU SERTİFİKASYON MERKEZİ üzerinden başvurularınızı gerçekleştirmelisiniz. Aşağıdaki linke tıklayarak başvuru sayfasına ulaşabilirsiniz.
https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr/
Başvurularınız tamamlandıktan sonra Mali mühürünüz ortalama 1 hafta içerisinde resmi adresinize PTT KARGO ile ulaşacaktır. Bu süre kimi zaman uzayıp, kimi zaman kısalabilir.
Mali mühür Aktivasyonu Nasıl Yapılır ?
Mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra yine KAMU SM üzerinden mali mührünüze ve bilgisayarınıza uygun sürücüleri indirerek aktivasyon işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Aktivasyon işlemleri sırasında öncelikle şifreniz PDF olarak size verilecektir… Bu şifreyi kaybetmemeniz gerekmektedir. Mali mührünüz ile gerçekleştireceğiniz her işlemde bu şifreyi kullanıyor olacaksınız.
E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir ?
*E-Fatura , Elektronik fatura kullanıcılarının birbirlerine kestikleri faturadır.
E-Arşiv fatura ise taraflardan birinin ya da ikisinin birden e-fatura mükellefi olmaması durumunda kesilecek olan fatura tipidir.
*Bir işletmenin E-fatura kesebilmesi için kendisinin de, alıcının da e-fatura mükellefi olması gerekmektedir.
*E-fatura mükellefi olan bir işletme, e-fatura mükellefi olmayan başka bir işletme ya da şahısa E-arşiv fatura düzenlemelidir.
*E-fatura gelirler idaresi aracılığı ile alıcının sistemine düşerken, E-Arşiv fatura mail yolu ile ya da kağıt çıktı alınarak alıcıya ulaştırılır.
*E-Fatura için belirli bir format (UBL-TR) kullanmak gerekirken, E-arşivde böyle bir zorunululk yoktur.
Temel Fatura ve Ticari Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir ?
Temel Fatura, aldığımız temel hizmetler fatura edilirken kullanılan fatura tipidir, Örnegin; elektrik faturası, su faturası vb. kullanıcıya ulaştığında reddedilmesi mümkün olmayan, direkt kabul edilen faturalardır. İade Faturaları TEMEL FATURA olarak faturalandırılırlar.
Ticari Faturalar ise, alınan ürün karşılığında fatura edilirler. Ticari Faturalar alıcıya ulaştığında red/ kabul yanıtı verilebilir. Bu hatalı kesilen faturaların önüne geçmek için de oldukça uygun bir fatura tipidir. Alıcı faturayı kabul edebildiği gibi reddedebilir de.