Content
Hayatın her alanında yaygınlaşan ve hızla gelişmeye devam eden internet ve teknoloji kullanımı kaçınılmaz olarak her alana etki ediyor. Firmalar gelişen teknolojiye ayak uyduruyor ve işletmelerin simaları da gün geçtikçe dijitalleşmeye başlıyor. Bu değişen ve gelişen teknolojilerden biri de E-Dönüşüm.
E-dönüşüm; işletmenin faturalarının, irsaliyelerinin, defterlerinin ve işletmeyle ilgili her türlü evrağın artık kağıt üzerinde değil de sanal ortamda hazırlanıp iletilmesi sürecine verilen isimdir.
Bu süreçlerin sanal ortama taşınması ile birlikte kırtasiye masraflarından tasarruf edip hızlı ve güvenilir biçimde belge gönderimi gerçekleştirilmektedir.
İşletmeler için hukuki önem arz eden her türlü belgenin dijital ortama taşınması olarak adlandırabileceğimiz E-dönüşüm’ün en önemli ayağı ise E-Fatura.
05.03.2010 ve 397 sıra numaralı VUK (Vergi Usul Kanunu) genel tebliği ile e-fatura uygulaması vergi mevzuatına dahil edilmiş ve gönüllü olarak e-faturaya geçiş yolu açılmıştır ancak gelişen durumlarda 421 sayılı VUK ile belirli bir hacme sahip olan işletmelere e-faturaya geçiş zorunluluğu gelmiştir.
E-dönüşüm kapsamında bir çok belge’nin elektronik ortamda iletildiğinden bahsetmiştik. e-dönüşüm kapsamında yer alan belgeler şunlardır;
E-fatura’ya geçiş yapmak için, öncelikle, eğer şahıs şirketi yani GERÇEK KİŞİ iseniz e-imza ya da mali mühür, eğer TÜZEL KİŞİ iseniz de mali mühür sahibi olmanız gerekiyor. Mali mühür başvurularınızı KamuSM üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Açılan ekranda gerekli bilgileri doldurup, ödemenizi gerçekleştirdiğinizde artık mali mühür başvurunuz alınmış olacak ve ortalama olarak en geç 10 güç içerisinde mali mührünüz resmi adresinize kargolanacaktır. Kimi zaman bu süre azalıp 3 güne düşerken kimi zaman da 15 günü bulabiliyor.
Buraya tıklayarak başvuru ekranına ulaşabilirsiniz
Mali mührünüz elinize ulaştığında artık E-faturaya geçmek istediğinizi GİB’e bildirmeniz, bunun için de e-fatura portal üzerinden “E-Fatura başvuru formu” nu doldurmanız gerekiyor.
Başvuru formunuzu doldururken karşınıza çıkacak olan yararlanma yöntemlerinden size uygun olanı tercih etmelisiniz. E-fatura hizmetinden Özel Entegrasyon ile yararlanabilir ya da GİB’in kendine ait portalını kullanabilirsiniz.
Fatura sayısı ve takibatı fazla bir işletme iseniz ve kullandığınız bir muhasebe programı varsa özel entegrasyon seçeneği sizin için uygun gibi görünüyor. Fatura sayısı az bir işletme iseniz GİB portal kullanarak manuel olarak faturalarınızı oluşturabilir, çıktısını alabilirsiniz.
Gelirler İdaresi Başkanlığınca 509 nolu VUK ( vergi ulusal kanunu) ile 2018 ve sonrasındaki dönemlerde brüt satış hasılatı 5 Milyon ve üzeri olan mükelleflerin E-faturaya geçişleri zorunlu olduğu bildirilmiştir.
Son güncellemeler ile Şubat 2021 itibari ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan hastaneler, tıp merkezleri ve Sağlık Bakanlığı ruhsatlı diğer tedavi merkezleri, görüntüleme merkezleri, laboratuvarlar, eczaneler, tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri vb. E-faturaya geçiş zorunluluğu getirilmiştir. Geçiş tablosunu görmek için tıklayınız.
Açılımı KAYITLI ELEKTRONİK POSTA olan KEP Mail kısaca ifade edilecek olursa hukuki geçerlilik sağlayan bir e-posta hizmetidir.
Kep mail kullanarak, Şirket içi yazışmalar, çalışanlara gönderilecek olan bordrolar ve tebligatlar, banka talimatları, İhale teklifleri gibi bir çok belgenin gönderimini “yasal geçerli” biçimde muhatabına iletebilirsiniz. Ayrıca Fatura iptallerinizi Kep Mail üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun web sitesinden bu linke tıklayarak ulaşabilirsiniz.
23 Temmuz 2004 ve 5070 sayılı kanun ile yürürlüğe girmiştir.
Terimlerden uzak duru bir anlatımla ifade edilecek olursa, e-imza; Islak imzanın elektronik ortamda kullanılan halidir. Bu aklınıza ıslak imzadaki gibi sabit bir şekli olduğunu getirmesin, e-imza biraraya gelmiş rakamlar, harfler ve karakterlerden oluşmuş sayısal bir veridir. Her e-imza kişinin kendine özel olarak üretilir.
E-imza ile oluşturulan her belge aksi iddia edilene kadar senet hükmündedir, kesin delil teşkil eder.
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kuru’nun web sitesinden “Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları” na ulaşmak için bu linke tıklayınız.
Kamu çalışanı iseniz ve imzanızı kurum işleri için kullanacaksanız, sertifikanızı TUBİTAK UEKAE’den almanız gerekir. Bunu için kurumunuz başvuru oluşturmalıdır.
Kamusal Alandaki Uygulamalar;
Ticari Alandaki Uygulamalar;
Mali mühür için “resmi işlemlerinizde kullandığınız kaşenizin elektronik hali” diyebiliriz. TUBİTAK tarafından sağlanan mali mührünüz firmanızın dijital kaşesidir. E-Dönüşüm kapsamında online gerçekleştirdiğiniz resmi bir çok işlem için Mali mühür kullanma zorunluluğunuz vardır.
Şahıs şirketleri ise Mali Mühür alabilir veya Mali mühür yerine e-imza kullanarak bu işlemleri gerçekleştirebilirler.
Mali mühürlerin 3 yılda bir yenilenme zorunlulukları vardır.
E-imza “ıslak imzanın elektronik hali”dir. Şahıs şirketleri e-fatura başvurusu ve diğer bir çok işlem için e-imzalarını kullanabilirlerken, Tüzel kişiler için durum farklıdır. Tüzel kişiler Mali mühür kullanmalıdır.
Mali Mühür ile E-imza Arasındaki farklar nelerdir ?
Her ne kadar birbirleri ile karıştırılsalar da birbirlerinden tamamen farklıdırlar. E-imza; ıslak imzanızın dijital hali iken, mali mühür firma kaşenizin dijital halidir.
Mali Mühür sahibi olmak için TUBİTAK BİLGEM KAMU SERTİFİKASYON MERKEZİ üzerinden başvurularınızı gerçekleştirmelisiniz. Bu linke tıklayarak başvuru sayfasına ulaşabilirsiniz.
Başvurularınız tamamlandıktan sonra Mali mühürünüz ortalama 1 hafta içerisinde resmi adresinize PTT KARGO ile ulaşacaktır. Bu süre değişkenlik gösterebiliyor.
Mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra yine KAMU SM üzerinden mali mührünüze ve bilgisayarınıza uygun sürücüleri indirerek aktivasyon işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Aktivasyon işlemleri sırasında öncelikle şifreniz PDF olarak size verilecektir. Bu şifreyi kaybetmemeniz gerekmektedir. Mali mührünüz ile gerçekleştireceğiniz her işlemde bu şifreyi kullanıyor olacaksınız.
Temel Fatura, aldığımız temel hizmetler fatura edilirken kullanılan fatura tipidir, Örnegin; elektrik faturası, su faturası vb. kullanıcıya ulaştığında reddedilmesi mümkün olmayan, direkt kabul edilen faturalardır. İade Faturaları TEMEL FATURA olarak faturalandırılırlar.
Ticari Faturalar ise, alınan ürün karşılığında fatura edilirler. Ticari Faturalar alıcıya ulaştığında red/kabul yanıtı verilebilir. Bu hatalı kesilen faturaların önüne geçmek için de oldukça uygun bir fatura tipidir. Alıcı faturayı kabul edebildiği gibi reddedebilir de.
Sorularınız olursa yöneltebilirsiniz? İletişim için tıklayın.
Sonraki Makale: Get Started in E-Commerce: 10 Steps to Success
